簡報不是你「說」了什麼,而是聽眾「體會」到了什麼

我在許多企業內訓的簡報技巧課程中,都會問學員一個問題:簡報檔案內容寫的很詳細,用EMAIL傳給大家自己「看」就好啦!為什麼還要叫大家來開會,坐在會議室裡聽你「簡報」?

一份「你最討厭簡報者做什麼 (What Annoys Audiences About PowerPoint Presentations)?」的調查中指出,「上台念簡報」名列討厭榜第一名。

為什麼大部分的人都會犯這種「簡報檔案內容愈多愈好」「上台念簡報」等致命的錯誤?因為大部分的人都是從「自己」的角度,而不是從「聽眾」的角度出發來準備一場簡報。


從「自己」的角度出發的簡報者會這樣想:
1. 我如果寫愈多資料在簡報上頭,就顯得我愈專業,畢竟我花了很多時間準備。
2. 我如果把要講的內容都寫在簡報上面,我就不用事先記住要講什麼,萬一忘記的話,我只要回頭看投影幕就可以了。
3. 我如果上台說了許多專有名詞,聽眾一定會認為我很專業,因為懂了這麼多聽眾不懂的東西。

總之,從「自己」的角度出發就會認為我「說」了什麼是最重要的事。
這些人甚至認為簡報內容是「主」,自己是「輔」。

從「聽眾」的角度出發的簡報者就會這樣想:
1. 聽眾心裡會想:「為什麼我要聽簡報?」
所以我一定要讓聽眾知道,聽完我的簡報後,對他們的好處是什麼?
2. 我希望聽眾聽完我的簡報後能夠遵循那些步驟或採取哪些行動?
所以我一定要清楚的讓聽眾知道簡報後要做什麼?怎麼做?
3. 為了要讓聽眾採取行動,我希望聽眾接納並記住我的那些觀點?
所以我一定要不斷重複重點讓他們記住,並提供證據讓他們接納

總之,從「聽眾」的角度出發就會認為聽眾「體會」到了什麼是最重要的事。
這裡的「體會」是說,聽眾藉由你的簡報,耳中聽到了什麼?眼睛看到了什麼?腦中記住了什麼?心中決定了什麼行動要做?

許多知名的演講者都是從「聽眾」的角度出發來準備與進行一場演講。例如美國前副總統高爾的一部關於全球暖化的記錄片,《不願面對的真相 An Inconvenient Truth》中的簡報技巧,就是一個完全從「聽眾」的角度出發的一場簡報。

我們來看看高爾如何從「聽眾」的角度出發來進行這場簡報。

第一、高爾回答了聽眾心裡最想問的問題:「為什麼我要聽簡報?」
高爾在開場白用一張從外太空拍的很美的地球照片與影片告訴大家,我們的地球真的很美,我們大家都住在這裡,如果地球暖化持續嚴重下去,我們就會失去它。高爾讓聽眾知道,聽完簡報後,對他們的好處是能夠避免環境惡化,讓大家繼續住在這個美好的地球上。

第二、高爾清楚的讓聽眾知道聽完簡報後要做什麼?怎麼做?
高爾告訴大家地球正面臨一場"全球性的緊急狀況",要從自己做起,遵循節能的正確步驟、減少二氧化碳的排放來減緩地球暖化,並喚起大家的共識,加入京都議定書的協議,而且認為這是一個道德議題而不是政治議題。高爾說服世人在事情尚未惡化到無法挽救的地步前仍有時間做出改變,必須儘快採取行動阻止浩劫發生,拯救我們唯一的家園-地球。

第三、高爾不斷重複節能的重點讓聽眾記住,並提供證據讓聽眾接納
高爾提出了非常多的測試與實際的統計資料與證據,告訴大家地球暖化真的很嚴重,為了讓聽眾相信數據的正確性與可靠性,高爾甚至告訴大家他的老師是如何長時間研究與統計這些數據的。

所以請各位即將準備要上台簡報前,先想清楚這三個從「聽眾」的角度出發的問題,用清楚、簡單、有趣、容易理解的方式「傳達」給觀眾,讓聽眾能夠「體會」你的簡報,你的簡報不成功難矣。

對於希望能夠在簡報技巧上提升與精進的人,建議大家能夠花時間看《不願面對的真相 An Inconvenient Truth》電影中高爾的簡報技巧,這是第一部以演講者角度所設計與拍攝的電影,非常精彩,很有說服力,演講張力相當足夠。我也會在我的企業內訓的簡報技巧課程中,帶領學員分析、解構與學習電影中精采的片段與簡報技巧。

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劉恭甫-功夫老師部落格|創新講師兩岸上市公司推薦度最高|創新管理實戰研究中心: 簡報不是你「說」了什麼,而是聽眾「體會」到了什麼
簡報不是你「說」了什麼,而是聽眾「體會」到了什麼
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