一家公司會不會開動腦會議 (Brainstorming),決定了企業的創新能力 [精選創新管理實務]


許多企業的核心價值都有「創新」,但是卻不懂得善用創新最基本卻效用很大的工具「動腦會議 (腦力激盪Brainstorming)」來有效產生創意,創造更多價值與組織能量,這是很可惜的地方。讓員工動腦,讓主管動腦,讓組織也跟著動腦,才能找到好點子成為創新的基礎,可是如何讓動腦會議 (腦力激盪Brainstorming) 成為企業的文化的一部份,除了「要」動腦之外,更重要的是「要如何」動腦?以下讓我們來向全世界前廿五大創新公司IDEO學習如何運用腦力激盪法 (Brainstorming) 七大秘訣成功開一場動腦會議,以及如何避免毀掉一場動腦會議:




首先,讓我們向 IDEO 學習如何開動腦會議

一、聚焦再聚焦:
訂出一個「具體清晰」、「聚焦在顧客需求」與「開放式」的主題是成功的第一步
以下三個題目,BA好,C又比B
A:我們如何賺錢?
B:我們如何增加客戶滿意度,讓我們可以因此賺錢?
C:我們如何減少客戶來店時的排隊等待時間,讓我們可以增加客戶滿意度,也因此賺錢?
而且主題最好集中在單一目的上,不要進行多個主題與目的。
好的題目都是開放式的,也就是說不能用「是」或「非」來解答的問題。這種問題可能會用到像是假設……怎麼辦?或是如果……那麼……的問法。

二、遊戲規則讓每個人都看的到:
IDEO的會議室牆上,貼了七個大大的動腦規則,甚至在名片上就印著這七個Brainstorming的規則,建議各位主持人或主管在動腦會議開始前先寫在白板上或印出本文開始的那一張圖: 按此下載動腦會議七原則

1. 嚴禁批判:不要急著評論點子的好壞與下結論,點子的評價留在後半段再進行,常見主管扼殺創意的方式就是說出「這個點子不好」、「你怎麼會說出這個點子」、「這個我們做不到」等等,只有不批判他人發言,才能讓所有成員自由發想。
(Defer judgment: Don't dismiss any ideas)

2. 自由發想:鼓勵突發奇想,鼓勵瘋狂的點子,使成員無拘束地暢所欲言,在輕鬆的氣氛下思考。如果員工會擔心發言會丟掉飯碗的話就不容易進行動腦會議
(Encourage wild ideas: Embrace the most out-of-the-box notions because they can be the key to solutions)

3. 舉一反三:可以運用其他人的點子為基礎來舉一反三,搭別人想法的便車接棒發想,再不斷激盪出更好的新點子甚至允許團隊中出現與他人相似的發想,以不要說「這個點子很好但是」,要說「這個點子很好而且還可以如何如何
(Build on the ideas of others: No “buts”, only “ands.”)

4. 不要離題:討論集中主題,不要離題,鎖定焦點討論
(Stay focused on the topic: Always keep the discussion on target)

5. 逐一發言:每次只有一個人發言,不要打斷別人的發言
(One conversation at a time: No interrupting, no dismissing, no disrespect, no rudeness)

6. 牆上展現:能把點子用彩色筆或畫畫的方式寫在便利貼上,並貼在牆上
(Be visual: Use yellow, red and blue markers to write on big 30-inch by 25-inch Post-its that are put on a wall)

7. 以量取勝:徵求大量點子,以量取勝,量比質重要
(Go for quantity Aim for as many new ideas as possible. In a good session, up to 100 ideas are generated in 60 mins)

三、把點子編號:
將每個便利貼上的點子加以編號,而且主持人可以說出過去的點子數量紀錄,這麼做可以激發與會者想突破紀錄的比賽心理,所以可以增加點子發想的效率與數量。主持人也可以藉此了解點子產出數量的進度,一般而言,動腦會議如果開得好,平均每小時可以產生一百個點子。

四、善用空間的記憶力量:
地點和場所會留下記憶,所以動腦會議應該善用這種力量。無論是利用最新數位科技,或只用簡單的、的白紙,主持人應該把與會者所產生的全部點子貼滿牆面上,讓全體與會者都看得到的地方,讓團隊能夠看到這個會議的成果與進展,也更容易找出值得注意的點子,以產生綜效。

五、掌握動腦動能曲線:
大部份的動腦會議都有相同的動力曲線,那就是一開始很緩慢,逐漸加強,接著發展到高峰。所以,主持人應該要能夠透過環境放鬆與團隊對話的方式讓創意動能在一開始就能源源不斷,當發覺到點子動能與團隊討論開始加強的時候可以適時離開,而在點子動能減弱與團隊討論變冷淡時,需要立即跳進來加強保持新的動能。每次開動腦會議不要超過一小時,但必要時可稍微延長。

六、伸展心智肌肉:
動腦會議就像跑馬拉松一樣,剛開始都要暖身,以利進入討論氣氛,主持人可以運用快節奏的小遊戲來啟動腦力,或是要求團體成員,做好相關議題的事前準備與蒐集工作。譬如一個玩具產業的案子,IDEO分三組來實現:第一組沒有作任何準備,第二組是聽一個有關技術與趨勢的演講以及閱讀相關背景書籍,第三組是實際去一家玩具觀摩。最後第三組所產生的點子量以及質都比前兩組好。

七、具象化:
主持人可以將動腦會議由平面化變成立體化與具象化,將有助於動腦會議的品質。主持人可以運用以下三個方法:
1. 把跟主題相關的東西盡量拿到會議來,像是競爭同業的相關產品樣本、新設計與新技術等,或是其他產業有助點子發想的啟示
2. 利用手邊的材料,像是積木、塑料泡沫、管狀物,打造簡單的概念模型,叫prototype,把點子視覺化,讓人可以更看清楚點子,知道可不可行
3. 利用身體激盪法(bodystorming),實際演練顧客的行為與使用產品的情形,以了解可能產生的問題,尋找可能改善產品的機會。

最後,也讓我們向 IDEO 了解如何可以簡單地毀掉一場動腦會議,很簡單,只要你做了以下六件事:
1. 讓老闆先說:只要老闆先說,就註定這場動腦會議失敗了,因為大家會傾向猜測與說出老闆喜歡的方向
2. 大家輪流依序發言:大概輪個一次或兩次就結束了
3. 只讓專家或技術人員發言:動腦會議最好由不同性質的人組成,匯聚各領域人才,理想人數約為58人,如果成員中有與主題有關的專家,比例為半數以下較為恰當,因為集合各領域人才,對於擴大發想內容更有幫助。
4. 遠離辦公室:在海灘想出來的點子通常會離題太遠
5. 不允許笨想法:如果每個想法都要能實行才能提出,我敢保證這場動腦會議會超級冷
6. 一五一十記錄會議內容:只要記錄重點與建議事項即可,而且不可由主持人擔任。

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